영혼 없는 회의는 그만, 효율적 회의를 위한 방법

 

  기업에서 회의는 구성원 간 업무 정보를 공유하고 중요한 사업의 방향을 결정짓는 대단히 중요한 시간이다. 그러나 비효율적인 회의는 자칫 구성원들의 소중한 시간을 낭비하고 업무 생산성을 떨어뜨리는 원인이 되기도 한다. 특히 회의가 진행자의 원맨쇼로 그칠 경우에는 말하는 사람이나 듣는 사람 모두 피곤한, 무의미한 회의가 되곤 한다. 그렇다면 구성원들의 의견을 나누면서도 효율적인 회의는 어떻게 만들어갈 수 있을까.

 

 

  먼저 사전에 회의의 주제를 참석자들과 공유해야 한다. 사전에 회의 주제를 공지하거나 자료 등을 배포하지 않을 경우, 참석자들은 회의 내내 자료 숙지만 하다가 끝날 우려가 있다. 게다가 주제에 대한 고민 없이 즉흥적으로 의견을 내놓을 수 있어 회의 시간이 늘어나고, 집중도가 떨어지는 회의가 되기 십상이다.

 

  다음은 회의 목표를 명확하게 설정해야 한다. 너무나 기본적인 이야기임에도 잘 지켜지지 않을 때가 많다. 회의 목표는 추상적인 명제보다는 구체적인 수치를 섞은 질문을 던지는 편이 좋다. 예를 들면 ‘2018년 제품 매출 개선 방안’이 아닌 ‘2018년 제품 매출액을 20% 성장시킬 방안은 무엇인가’라는 식으로 의제를 정하는 것이다. 질문 방식의 목표는 참석자들의 창의성을 자극하고 새로운 방식을 고민하게 한다. 의제를 회의장의 게시판 등에 적어 회의 내내 참석자들의 집중력을 유지하게 하는 것도 방법이다.

  

 

  또한 참석자 별로 역할을 주는 것도 좋은 방법이다. 회의의 진행자나 리더가 참석자의 전문성에 맞춰 의견을 내도록 유도하는 방식이다. 이 같은 진행방식은 참석자들이 책임감과 자신감을 갖고 회의에 참여할 수 있도록 하며, 발언 기회도 골고루 돌아갈 수 있다. 회의의 주제나 형태에 맞춰 의견을 개진하는 인원과 회의 내용을 갈무리하고 기록하는 인원을 나누는 방식도 효율적이다. 이는 참석자들 스스로 회의에 대한 목적의식을 고취시킨다. 또한 참석자들이 객관적인 시선으로 회의에 참여할 수 있어 회의의 효율성을 점차 개선해 나갈 해결책이 될 수 있다.

 

  회의를 짧게 자주하는 것도 좋은 방법이다. 회의 시간이 길어지면 참석자들의 집중력은 자연스럽게 떨어지고 주제에 벗어난 의견들도 많아진다. 먼저 한 번의 회의에서 모든 결론을 도출하려는 생각을 내려놓을 필요가 있다. 첫 회의에서 의제를 공유하고 문제를 확실히 인지하는 것에 초점을 맞췄다면 해결책과 반론은 다음 회의를 통해 진행하면 된다. 회의 자리에서 내놓는 급조된 해결책은 한계가 있기 마련이다. 짧고 반복적인 회의는 참석자들에게 회의 주제에 대해 생각하고 분석할 시간을 주는 셈이다.

 

 

  앞서 말한 것처럼 회의는 조직의 소통을 위한 중요한 매개체로서 대단히 중요한 요소이다. 이러한 회의가 더 이상 ‘업무의 방해 요소’로 인식되지 않기 위해서는 구성원들의 신중하면서도 끈기 있는 자세가 필요하다. 무엇보다 회의가 구성원 간 대안 없는 비판의 장이 되어서는 곤란하다. 하루아침에 이뤄지는 것은 없다. 좋은 회의, 효율적인 회의는 구성원 모두가 함께 만들어 가는 것이다.

 

 

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